Rechercher

Démêler les options pour un service courriel professionnel

Mis à jour : 20 nov. 2018


De nos jours, en entreprise, l’outil qui est le plus universel et dont personne ne peut se passer, c’est un service courriel. Qu’est-ce que ça veut dire un bon service courriel ? Quelles sont les différentes options de fournisseurs qui s’offrent à moi ? Comment choisir un bon service courrier ? Si vous vous posez toutes ces questions, vous êtes au bon endroit !

Tout d’abord, commençons par la base, pour avoir un service courrier professionnel, vous devrez déterminer vos besoins et définir ce qui est le plus important pour vous parmi toutes les offres des différents fournisseurs. On vous résume ici en quelques points les principaux aspects à prendre en compte.




1. Le nom de domaine

Pour tous courriels professionnels, on vous recommande fortement d’associer votre propre nom de domaine. Le nom de domaine, c’est l’extension qui se trouve à la fin de votre courriel, soit tout ce qui se retrouve après le @. Il est normalement associé à votre site Web actuel ou futur, mais peut aussi en être une variation. Il découle donc de votre identité de marque et permet aux gens avec qui vous entrez en contact de facilement identifier l’entreprise avec laquelle il fait affaire. Il vous apportera donc une plus grande crédibilité auprès de vos contacts. Assurez-vous de bien le choisir, mais aussi d’avoir la possibilité de le paramétrer dans le service offert. On laisse donc de côté les services gratuits qui sont plutôt recommandés pour vos utilisations personnelles tels que Gmail, Yahoo ou encore Hotmail et, etc.


2. Déterminer le protocole qui est utilisé dans l’offre

Lorsqu’on parle de protocoles, on entre dans les composantes un peu plus techniques des courriels. Un protocole détermine de quelle façon vos courriers seront reçus et gérés. Trois protocoles distincts s’offrent habituellement à vous.


POP3, c’est habituellement le service de base qui est offert par tous les fournisseurs d’hébergement de site Web ou d’internet. On le compare au principe du facteur qui dépose ton courrier électronique dans une boîte. Une fois réceptionné, ton courrier t’appartient et il est dans ta boîte et n’est plus dans le système de livraison de courrier, comme la poste. Si tu perdais ton ordinateur, par exemple, tu perdrais aussi tous les courriels que tu as reçus dessus. Par ailleurs, comme tu as un emplacement physique unique pour ton courrier, il est difficile de faire une synchronisation entre différents appareils. Disons que ce n’est pas tout à fait l’idéal dans un monde où tout est de plus en plus connecté. On y voit un grand risque, car tes courriers et toutes les pièces jointes ne sont pas protégés et on sait que les courriels, c’est maintenant ta bible de référence.


IMAP, pour faire une image simple, c’est le principe opposé au POP3. Avec ce service, tu as la possibilité d’avoir une copie de tous tes courriers qui est synchronisée sur tes différents appareils. Les courriers ne sont plus uniquement stockés sur ton ordinateur, mais aussi synchronisés avec tous les autres équipements sur lesquels tu consultes tes courriels. Le courrier lu, répondu ou trié sur un appareil se reflète alors sur les autres. C’est un grand pas dans la bonne direction. L’inconvénient du protocole IMAP, c’est qu’il concerne exclusivement les courriers et non tes contacts ou ton calendrier.


EXCHANGE, c’est tous les avantages du IMAP, mais encore mieux ! Et c’est pourquoi c’est le protocole qu’on t’offre avec notre service courrier. On ne parle plus juste de courriers, mais bien de toute ta suite de services (contacts, notes, rappels, calendrier et courrier) qui est maintenant synchronisée avec tous tes appareils. On y ajoute aussi la notion de délégation et de partage entre les utilisateurs d’un même service. Qu’est-ce que ça signifie ? Ça veut dire que tu peux facilement avoir un assistant qui répond à une portion de tes courriels. Ça veut aussi dire que tu peux partager un dossier entre plusieurs membres de ton équipe afin que tous aient accès aux demandes en direct, sans avoir à transférer des courriers. C’est donc le top du top pour ton entreprise, car ça t’offre une multitude de possibilités pour utiliser ton service courrier à son plein potentiel. Pas étonnant que ce soit le protocole qui est utilisé par la majorité des entreprises ! Si tu veux en savoir un peu plus sur toutes les fonctionnalités que nous offrons, c’est par ici.


3. Mesurer la quantité de données incluses dans votre forfait

Les données, c’est le nerf de la guerre. Si tu as un téléphone, tu dois d’ailleurs être au fait du nombre de données dont tu disposes sur ce dernier, car bien souvent, elles sont atteintes à leur maximum. Ta solution ? Supprimer du contenu de ton téléphone. Le problème avec les courriels, c’est que tu veux bien entendu conserver un historique de tes conversations, mais aussi des pièces jointes qui ont été échangées, afin de t’y référer au besoin. C’est la semaine qui suit la suppression d’une quantité de données que tu auras malheureusement besoin de l’information qui n’est plus disponible. Assure-toi que ta boîte courriel pourra couvrir tous tes besoins et grandir dans le temps. Un courriel ne pèse presque rien en poids, mais ne néglige pas les pièces jointes, particulièrement lorsque tu échanges beaucoup d’images ou encore de documents avec de nombreuses pages. L’idéal, c’est bien entendu d’avoir un gros volume de données à disposition ou, encore mieux, un volume de données illimitées, ainsi, tu t’assures de pouvoir dormir sur tes deux oreilles !


4. Déterminer quel niveau de sécurité est mis en place

Pour la sécurité, comme les courriels deviennent rapidement le centre de nos entreprises, c’est primordial de valider que le niveau sera suffisamment élevé afin de protéger non seulement nos informations et nos échanges, mais aussi nos listes de contacts. Pour la protection, un certificat de sécurité SSL, ça t’aide déjà beaucoup. Si tu ajoutes à ça un antispam qui fait office d’antivirus, tu commences à avoir quelque chose de plutôt intéressant. Comme presque toutes les attaques se font via courriel, tu as de bonnes chances de les éviter avec un bon antispam.


Vient ensuite la notion d’archivage de tes courriers, mais aussi de tes pièces jointes (autant celles que tu reçois que celles que tu envoies). L’archivage, c’est simple, c’est de conserver une copie, même après suppression, en sécurité sur un serveur en cas où tu aurais besoin de récupérer l’information plus tard. Que ce soit parce qu’un employé a quitté l’entreprise et que tu as besoin d’une copie ou encore pour t’assurer de répondre aux exigences de ton ordre professionnel. Normalement, cette fonction devrait aussi te permettre de récupérer un échange s’il a été supprimé. L’archivage complet conserve normalement toutes tes données depuis la création de ton compte.


Une dernière fonctionnalité qui peut être intéressante, c’est la possibilité de supprimer à distance toutes les données d’un équipement que ce soit de ton ordinateur portable ou encore de ton cellulaire. Ça te permet d’ajouter une couche de protection supplémentaire en cas de perte ou de vol d’appareils. La majorité des géants de l’industrie offre d’ailleurs cette fonctionnalité.


5. Se renseigner sur le service et de support offert

Le dernier point, mais non le moindre. On sait, ça fait déjà beaucoup d’information ! C’est de t’assurer de te renseigner sur le service et le niveau de support qui te sera offert dans le cadre de ton service de courriels. La très grande majorité du temps, on t’offrira une console d’administration pour gérer toi-même tes comptes. Avoir le contrôle en tout temps, c’est souvent important, car ça te permet d’avoir une vue d’ensemble sur ce qui est fait. Ceci dit, connais-tu le dicton « avec de grands pouvoirs viennent de grandes responsabilités » ? Si tu n’es pas 100 % à l’aise de faire cette gestion, c’est souvent-là que ça se corse. Le support offert va te permettre de t’orienter sur les fonctionnalités de base et de savoir situer les choses dans l’interface de gestion fournie. Disons par exemple, que tu veuilles avoir du support pour faire tes mises à jour ou encore des ajouts à ton compte, c’est loin d’être tous les fournisseurs de services qui vont te l’offrir, donc magasine comme il faut ! Pour notre part, on va même jusqu’à t’offrir d’intégrer ton outil de courriel à ton écosystème préféré. La configuration est réalisée de notre côté au complet, donc tu n’as qu’à commencer à utiliser ton nouveau service et si tu as des questions, on se rend toujours disponible.


Finalement, dernier petit point, on te recommande aussi de valider dans quelle langue le support est offert. Si ce n’est qu’en anglais, assure-toi d’être à l’aise pour pouvoir maximiser le support qui t’est offert que ce soit par téléphone ou plus souvent lorsqu’il s’agit du français, par courriel ou messagerie instantanée.



Ouf ! Si tu t’es rendu jusqu’ici, on espère que les points mentionnés ci-haut t’ont permis de mieux comprendre les options pour magasiner ton fournisseur de courriel professionnel. Nous avons par ailleurs développer un outil qui te permettra de comparer les fournisseurs de services les plus populaires sur le marché. Tu peux te le procurer gratuitement ici.



Si tu veux en savoir davantage sur la solution que nous proposons, c’est par ici.